Canal de Denúncias

 

DISPOSIÇÕES GERAIS

1. O canal de denúncias da Viitra Inovações tem por objetivo aperfeiçoar os métodos de combate às desconformidades legais, éticas e regulamentares, e constitui meio que busca permitir que os colaboradores, clientes, fornecedores e  público em geral, submetam denúncias em caso de suspeita ou conhecimento efetivo de quaisquer infrações, desvios de conduta, atividades inapropriadas ou ilegais que violem o Código de Conduta Ética da Viitra Inovações, Leis, políticas internas, regulamentos ou práticas recomendadas.
2. Podem ser denunciados todos os profissionais da Viitra Inovações, incluindo os sócios, presidente, diretores, e demais, seja qual for sua posição hierárquica, membros do Departamento de Compliance, seus parceiros comerciais (contratantes ou contratados) agentes externos públicos ou privados que, em suas relações com a Viitra Inovações, incorrerem nos atos vedados no Código de Conduta Ética da empresa, demais normas internas previstas em políticas específicas ou na legislação.
3. A Viitra Inovações exige que Colaboradores e Terceiros adotem todas as medidas necessárias para prevenir, relatar e não se omitir diante da ocorrência de violações ao Programa de Integridade, em especial, ao seu Código de Conduta Ética, suas políticas e a legislação vigente. Nesse sentido, é dever de cada Colaborador e Terceiro reportar condutas ilegais ou em desacordo com o Programa de Integridade da Viitra Inovações. Eventuais suspeitas, desde que fundadas, também deverão ser reportadas para apuração.
4. É dever do Departamento de Compliance, no âmbito do Canal de Denúncias:
   1. Orientar, divulgar e praticar a Política do Canal de Denúncias, adotando e disseminando a cultura de não retaliação;
   2. Manter sigilo das informações do canal, excepcionada a necessidade de compartilhamento de informações com pessoas que devam tomar conhecimento da situação e dos fatos, para que possam auxiliar no processo investigativo, resguardado – sempre – o anonimato do Denunciante (quando requerida) e a garantia de não retaliação;
   3. Dar tratativa e feedback adequado e tempestivo às denúncias recebidas em cada canal, atuando de forma imparcial;
   4. Observar os prazos de apuração das denúncias feitas pelo Canal de Denúncias, e reportar tempestivamente ao Denunciante o status da apuração;
   5. Fazer a triagem inicial das denúncias;
   6. Conduzir o processo investigatório ou recomendar a contratação de empresa terceirizada especializada para conduzir a investigação;
   7. Reportar ao Jurídico as dúvidas a respeito dos riscos e da aplicação de medidas corretivas, dentre outras questões de alçada jurídica;
   8. Elaborar o Relatório com as recomendações de solução e conclusão das denúncias para decisão final da Alta Administração;
   9. Realizar reuniões extraordinárias quando se fizer necessário observando a gravidade das denúncias e/ou relatos;
   10. Elaborar o relatório semestral com a consolidação das denúncias, demonstrando a volumetria de dados de desempenho mensal de cada exercício, com a quantidade de denúncias registradas, analisadas, investigadas e tratadas, acompanhado ainda da descrição resumida do trâmite para apuração dos fatos, a partir da classificação das denúncias em grandes grupos.
5. As denúncias devem ser encaminhas à Viitra Inovações por meio do canal de denúncia ou por meio dos superiores hierárquicos que, neste caso, encaminharão as denúncias ao Departamento de Compliance para adoção das medidas cabíveis de acordo com a presente Política.
6. A Viitra Inovações garante o sigilo das informações do Denunciante, se assim for requerido, que somente poderá ser revelado se autorizado pelo próprio Denunciante ou requisitado por órgão público de controle ou pelo Poder Judiciário.
7. O Canal de Denúncias da Viitra Inovações se dá por meio virtual em seu próprio endereço eletrônico (site), pelo qual o Denunciante poderá registrar eletronicamente sua denúncia, mantendo o anonimato e a segurança. O registro é feito a partir de um formulário com o objetivo de obter o máximo de informações possíveis. Para facilitar a investigação e corroborar com o relato, neste formulário há possibilidade de anexar arquivos (Ex.: por imagem, voz, filme, textos, planilhas, etc.).
8. O Canal de Denúncias está disponível para qualquer pessoa, a qualquer momento, por meio do seguinte endereço:
9. Se ao relato não puder ser dado encaminhamento por falta de provisão de informações fornecidas pelo Denunciante, o Departamento de Compliance da Viitra Inovações não terá outra opção a não ser encerrar o procedimento de apuração sumariamente. Portanto, a descrição precisa dos fatos (nome dos envolvidos, local, data e horário, circunstâncias, pessoas presentes), e de potenciais meios de confirmação (prova, documentos, registros, fotos, vídeos, áudios, print de telas e etc.) é de crucial importância.
10. A identificação do Denunciante não é obrigatória, por isso a ferramenta utilizada garante o anonimato e a total confidencialidade durante o processo de registro.
11. Os relatos serão recebidos pelo Departamento de Compliance e marcados com status “em atendimento”. Os relatos que forem incompletos ou relacionados a assuntos que não envolvam questões de ordem ética ou legal serão arquivados e receberão o status de “atendimento encerrado”. As informações relacionadas ao recebimento do relato devem ser devidamente formalizadas em algum instrumento, para monitoramento do Departamento.
12. Na eventualidade de o relato se dar por outra forma que não seja eletrônica, ou seja, relato recebido de forma presencial, por escrito ou por e-mail, o Denunciante deve ser orientado sobre a importância de formalizá-lo via Canal de Denúncias, de forma a garantir a integridade e transparência de todo o processo. Caso o Denunciante se oponha ou não realize o registro, o próprio membro do Departamento de Compliance deve efetuar o registro em até 36 (trinta e seis) horas após o recebimento do relato.
13. Em todos os casos, o Denunciante deverá receber o número do registro de sua denúncia, de forma que possa acompanhar o status de apuração, por meio da plataforma instituída para recebimento eletrônico das denúncias.
14. Os relatos serão classificados de acordo com sua sensibilidade e impacto, cuja associação define o “Grau de Complexidade”. De acordo com este parâmetro, o Departamento de Compliance determinará a prioridade de apuração dos relatos, no prazo de até 03 (três) dias após a formalização da denúncia.
15. As investigações dos relatos, se não for o caso de rejeição sumária da denúncia, deverão contemplar a avaliação de eventuais processos administrativos e/ou judiciais, assim como a realização de análise documental, auditorias e entrevistas, sendo necessária a formalização e o armazenamento de todo o processo, especialmente das evidências geradas.
16. No caso de realização de entrevistas, estas devem acontecer somente com o intuito de obter mais informações que ajudarão no entendimento e apuração ou com o objetivo de confirmar fatos, devendo ser conduzidas, se possível, por duas pessoas.
17. As entrevistas, necessariamente, deverão ser reduzidas à termo, de forma imparcial e contendendo exclusivamente as perguntas que foram feitas e as respostas, sem citações pessoais, contendo a assinatura dos responsáveis pela realização do ato investigatório ao final do documento.
18. Após a apuração dos fatos relatados na denúncia e coleta de evidências, cabe ao Departamento de Compliance elaborar relatório final, contendo:
    1. Descrição dos fatos denunciados;
    2. Procedimentos adotados para obtenção de esclarecimentos e coleta de evidências;
    3. Meios de prova obtidos;
    4. Conclusões, se procedente ou não procedente, contendo recomendação de medidas a serem adotadas, tendo como base a gravidade dos fatos apurados e as consequências que podem ser enfrentadas pela Viitra Inovações.
19. Após a produção do referido relatório, cabe ao Departamento de Compliance:
    1. Submeter o relatório final para deliberação da Alta Direção;
    2. Avaliar a necessidade de recomendação de afastamento dos envolvidos nos fatos denunciados, submetendo tal decisão para aprovação da Alta Direção;
    3. Compartilhar os resultados da apuração com as áreas responsáveis (Superior Hierárquico, RH, TI, dentre outras) para efetivação das decisões tomadas;
    4. Formalizar os desdobramentos da denúncia e fatos apurados em ferramenta específica para armazenamento, mantendo arquivo organizado de todas as medidas adotadas e meios de prova coletados.
20. O acompanhamento e supervisão das apurações de denúncias envolvendo membros da alta administração é feita pelo Departamento de Compliance, sendo vedada a participação do denunciado na respectiva reunião.
21. Nas situações envolvendo denúncias relacionadas aos membros da alta administração, a depender da gravidade da situação, caberá ao Departamento de Compliance e a Alta Direção deliberar pela contratação de uma empresa terceirizada especializada para o processo de apuração, assim como pela necessidade de eventual afastamento preventivo dos envolvidos enquanto durarem as apurações. Essa medida inclui os casos de denúncias envolvendo atos de corrupção e fraude contra a administração pública e setor privado.
22. A Viitra Inovações não permitirá retaliação de qualquer natureza contra o Denunciante de boa-fé e/ou contra qualquer pessoa que fornecer informações, documentos ou colaborar no processo de investigação de uma denúncia. Isso inclui, entre outras coisas, qualquer tentativa de identificar quem registrou uma denúncia anônima.
23. A retaliação de colaboradores em descumprimento a esta Política não será tolerada e, se comprovada, poderá ocasionar em medidas disciplinares contra o responsável. Prestar deliberadamente declarações comprovadamente falsas e de má-fé, entretanto, serão consideradas violação grave ao Código de Conduta Ética e resultará em medidas disciplinares ao Denunciante.
24. As medidas disciplinares deverão atender às seguintes diretrizes:
    1. Serão proporcionais à gravidade dos fatos apurados e às consequências que podem ser enfrentadas pela Viitra Inovações;
    2. Serão aprovadas pela Alta Administração, cabendo ao Departamento de Compliance fazer recomendações, considerando a proporcionalidade da medida atribuída e a gravidade do ato;
    3. Serão aplicadas independentemente do nível hierárquico do Colaborador;
25. Qualquer colaborador, terceiro ou parceiro que viole qualquer disposição do conjunto de normas que integrem o Programa de Integridade da Viitra Inovações estará sujeito a sanções disciplinares:
    1. Advertência por escrito;
    2. Suspensão;
    3. Suspensão do vínculo contratual
    4. Demissão sem justa causa;
    5. Demissão por justa causa;
    6. Exclusão do fornecedor, parceiro ou agente intermediário;
    7. Rescisão motivada de contratos em caso do envolvimento de Terceiros;
    8. Ajuizamento de ações judiciais cabíveis.
26. Não obstante as sanções acima transcritas, internas ao próprio âmbito da Viitra Inovações, a empresa ainda se compromete a informar às autoridades públicas de fiscalização e sancionadores os casos identificados e enquadrados como ilícitos penais de qualquer natureza, previstos na legislação.

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