Política de Brindes, Presentes e Hospitalidades
DISPOSIÇÕES GERAIS
- A finalidade desta Política de Brindes, Presentes e Hospitalidades é declarar a posição da Viitra Inovações com relação à entrega, oferta, promessa e recebimento de brindes, presentes, entretenimento, viagens e outras hospitalidades por parte dos Colaboradores diretos da empresa.
- A Viitra Inovações autoriza o oferecimento de brindes/presentes, desde que tal prática não configure conflito de interesses, nem muito menos que possam ser considerados ilícitos.
- A entrega, oferta, promessa e recebimento de Brindes, Presentes e Hospitalidades por parte de Terceiros intermediários da Viitra Inovações é vedada por esta Política.
- A aplicação desta política abrange todas as atividades desenvolvidas pela Viitra Inovações no Brasil, bem como no exterior.
- A entrega, oferta, promessa e recebimento de Brindes, Presentes e Hospitalidades devem sempre se pautar pelo princípio da boa-fé, sem objetivo de se obter vantagem indevida e desde que não configure conflito de interesses, além de que devem ser entregues de maneira aberta e transparente, e registrados adequadamente perante o setor de Compliance para fins de fiscalização.
- A entrega, oferta, promessa e recebimento de Brindes, Presentes e Hospitalidades não deve ocorrer de forma habitual, para quem quer que seja. Para todos os fins, se a oferta ocorrer mais do que 2 (duas) vezes em um período de 12 (doze) meses, considerar-se-á, para todos os fins, forma habitual e deverá ser imediatamente comunicado ao setor de Compliance da Viitra Inovações.
- Para os fins desta política, conceituam-se como:
- Brinde: itens sem valor comercial ou com baixo valor de mercado, distribuídos ou recebidos a título de cortesia, propaganda, divulgação habitual ou por ocasião de eventos ou datas comemorativas de caráter histórico ou cultural, que seja de caráter geral e, portanto, não se destine a agraciar exclusivamente uma pessoa, a exemplo de agendas, calendários, chaveiros, pendrives, canetas, entre outros;
- Presentes: objetos ou serviços, de uso ou consumo pessoal, que possuem valor comercial e que não se enquadram na definição de Brindes.
- Hospitalidade: compreende deslocamentos (aéreos, marítimos e/ou terrestres, etc.), hospedagens, alimentação e receptivos, relacionados ou não a atividades de negócios. A hospitalidade de caráter exclusivo de turismo ou a lazer é considerada Presente.
- A entrega, oferta, promessa e recebimento de Brindes, Presentes e Hospitalidades não poderá resultar em valores que indiquem o desvirtuamento da sua finalidade e/ou o percebimento de alguma vantagem, favorecimento ou benefício, podendo ocorrer apenas para demonstrar o reconhecimento do bom relacionamento entre a VIITRA e a parte envolvida.
- Fica vedado o recebimento de Brindes, Presentes e Hospitalidades que tenham valores consideráveis e que não possuam vinculação com a relação estabelecida entre a VIITRA e a parte envolvida, a exemplo de valores em cash ou por transferência bancária, smartphones, tablets e demais eletrônicos, vouchers para viagens, diárias em hotéis, passagens aéreas, entre outros.
- A entrega, oferta, promessa e recebimentos de Brindes, Presentes e Hospitalidades, nos parâmetros acima colocados, não depende de autorização prévia do setor de Compliance da VIITRA INOVAÇÕES, desde que devidamente documentados junto ao setor de Compliance, nos casos em que os destinatários ou ofertantes não sejam agentes públicos e/ou membro próximo de agente público
- Todas as despesas decorrentes da oferta de Brindes, Presentes e Hospitalidades devem ser lançadas de forma suficientemente detalhada e completa nos registros contábeis da Viitra Inovações, registrando-se, no mínimo, a despesa incorrida, o destinatário e o valor do ato.
- A VIITRA INOVAÇÕES veda expressamente o recebimento de Brindes, Presentes e Hospitalidades quando o ofertante for agente público ou membro próximo de agente público. Caso a rejeição não seja possível, deve o recebedor entregá-lo imediatamente ao setor de Compliance para destinação específica
- Todas as despesas decorrentes da oferta de Brindes, Presentes e Hospitalidades devem ser lançadas de forma suficientemente detalhada e completa nos registros contábeis da VIITRA INOVAÇÕES, registrando-se, no mínimo, a despesa incorrida, o destinatário e o valor do ato.
- Caso o destinatário seja, ou não, um agente público ou membro próximo de agente público, os seguintes parâmetros, além dos demais previstos nesta Política, devem ser observados para os fins de entrega, oferta e/ou promessa de Brindes, Presentes e Hospitalidades:
- Estejam em conformidade com todas as leis, regulamentos e políticas corporativas.
- Sejam concedidos ou recebidos para auxiliar na promoção da marca, demonstração ou explicação de produtos e serviços; em ocasiões protocolares como, por exemplo, em encontros com presidentes (CEOs) / alta direção de grandes parceiros; para cumprir uma tradição comprovada e relevante para a Viitra Inovações; para comemorar datas especiais comprovadamente relevantes para a Viitra Inovações; em cerimônias ou eventos corporativos oficiais;
- Sejam concedidos ou recebidos de forma transparente, não secreta, sem aparência de impropriedade e não gerem qualquer constrangimento em caso de exposição pública para a Viitra Inovações ou seus colaboradores (as);
- Estão proibidos os brindes e presentes em dinheiro ou equivalente, como vouchers, vale presentes, ações, empréstimos, pagamentos de diárias ou na forma de itens luxuosos ou férias;
- Sempre que possível, os presentes devem conter o logotipo da Companhia, para que tenham o intuito de promover a marca da Viitra Inovações, devem ter valor de revenda baixo ou irrelevante no mercado e devem ser destinados a uso profissional e não pessoal.
- Sempre que possível, os Presentes devem ser destinados a uma pessoa jurídica (empresa, órgão, entidades, etc.) e não para um indivíduo específico.
- Sejam concedidos e/ou recebidos sem qualquer expectativa de reciprocidade, obrigação, ou favor em troca;
- O Colaborador ou colaboradora que descumprir as determinações previstas nesta Política estarão sujeitos às sanções previstas no Código de Conduta Ética da Viitra Inovações.
- Não obstante as sanções acima transcritas, internas ao próprio âmbito da Viitra Inovações, a empresa ainda se compromete a informar às autoridades públicas de fiscalização e sancionadores os casos identificados e enquadrados como ilícitos penais, previstos na legislação.
- Os casos omissos, de dúvidas e/ou dilemas éticos devem ser encaminhados por meio do Canal de Denúncias e/ou apresentados diretamente ao superior hierárquico, que os encaminharão ao setor de Compliance, sendo este o responsável por apresentar os devidos esclarecimentos.
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