Política de Relacionamento com a Administração Pública

DA ABRANGÊNCIA

A presente Política abrange todos os (as) colaboradores (as) (próprios ou Terceiros) da Viitra Inovações, sejam pessoas físicas ou jurídicas e em qualquer nível hierárquico, e todos seus fornecedores, prestadores de serviços e agentes intermediários.

DO CONFLITO DE INTERESSES

Os colaboradores que tenham parentesco com agentes públicos, que detenham poder decisório no âmbito de negócios que envolvam a Viitra Inovações, devem declarar documentalmente esse eventual conflito de interesse perante o Departamento de Compliance da Viitra Inovações.
Para que ocorra o conflito de interesses, não é necessário que haja dano ao patrimônio público nem que o agente público tenha algum ganho financeiro, basta que a situação gerada pelo conflito entre interesse público e privado, possa comprometer, influenciar ou aparentar intervir, de maneira imprópria, o desempenho da função pública.
A declaração de conflito de interesse deverá ser enviada para análise do Departamento de Compliance, que irá sugerir as medidas necessárias para evitar situações de conflito de interesses.

PAGAMENTOS DE FACILITAÇÃO

O termo “pagamentos de facilitação” se refere a pagamentos que são feitos a funcionários, do setor público e do setor privado, como benefício pessoal, para garantir ou acelerar a execução de atos de rotina a que a empresa tenha direito.
A Viitra Inovações proíbe e não tolera o oferecimento ou pagamento de facilitação para acelerar ou favorecer a análise e obtenções de licenças, autorizações e permissões a serem realizados por seus colaboradores (as), fornecedores ou agentes intermediários, uma vez que são considerados subornos pela Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013).
Estão excluídas da proibição da cláusula anterior os pagamentos realizados à Administração Pública em decorrência de disposição legal ou contratual (taxas, tributos, prestação de serviços, etc).
Nenhum (a) colaborador (a), terceiro ou parceiro sofrerá qualquer tipo de retaliação ou penalização devido a atraso ou perda de negócios resultantes de sua recusa em pagar ou receber propina.
Para esta Política, é de fundamental importância que seus colaboradores e prestadores de serviço tenham integral responsabilidade, ao efetuar relato da situação, que devem ser consistentes e verídicas.

DAS REUNIÕES COM O PODER PÚBLICO

Os colaboradores da VIITRA INOVAÇÕES deverão preencher a“Declaração de Conhecimento da Política de Relacionamento com a Administração Pública”, Anexo I, desta Política, a fim de sempre respeitá-la no trato com o Poder Público, especialmente na realização de compromissos e tomadas de decisões empresariais
As negociações com o Poder Público deverão ser iniciadas pelos agentes públicos que o representam, com registros através de e-mail, notificações e/ou outros meios que atinjam a mesma finalidade documental.
Nos casos de chamamento público, o edital de publicação servirá como comprovação e/ou registro de que as negociações se iniciaram através do Poder Público, conforme estabelece o art. 23 e seguintes da Lei nº 13.019/2014.
Deverá sempre ser preenchida Ata da reunião, que deve informar a data, o local, o objetivo e os agentes públicos participantes da reunião. Nessas reuniões com o Poder Público, recomenda-se que ocorram com a presença de 2 (dois) colaboradores da VIITRA INOVAÇÕES e aconteçam nas dependências oficiais do órgão da Administração Pública ou nas dependências da empresa.
Não é necessário realizar essa Ata nas situações em que o relacionamento com o Poder Público seja meramente rotineiro e burocrático para o desenvolvimento do negócio do (ex. realização de protocolos, despachos, obtenção de alvarás, dentre outras).

Quaisquer dúvidas e/ou esclarecimentos sobre a necessidade de realizar a “Declaração de Reunião com Poder Público” deverão ser reportadas ao Departamento de Compliance.

CONTRATAÇÃO DE EX-AGENTES PÚBLICOS

A contratação de ex-Agentes Públicos é permitida, desde que tenham respeitado o período mínimo de quarentena, 06 (seis) meses, conforme estabelecido no art. 6º, inciso II, da Lei de Conflito de Interesses para Agentes Públicos (Lei nº 12.813/2013), salvo se outro período específico for estabelecido, e não representem potencial conflito de interesses para a Viitra Inovações.
Após o período de quarentena, é permitida a contratação de ex-Agente Público, que deverá ser comunicada ao Departamento de Compliance, para análise e emissão de parecer para evitar potenciais conflitos de interesses.

LICITAÇÕES E CONTRATOS PÚBLICOS

Ao participar de licitações públicas, a Viitra Inovações estará sujeita e cumprirá as disposições legais da Lei das Licitações (Lei nº 8.666/1993 e Lei nº 14.133/2021), as normas da licitação e as cláusulas contratuais firmadas com o órgão público licitante.
Em caso de ocorrência de licitações e contratos públicos, inclusive concessões e parcerias público privadas, fica vedada qualquer conduta tendente a: – frustrar ou fraudar, mediante ajuste, combinação ou qualquer outro expediente, o caráter competitivo de procedimento licitatório público; – obter vantagem ou benefício indevido, de modo fraudulento, de modificações ou prorrogações de contratos celebrados com a administração pública, sem autorização em lei, no ato convocatório da licitação pública ou nos respectivos instrumentos contratuais.
A Viitra Inovações se obriga a realizar estudo de viabilidade para participar das licitações, no intuito de identificar se cumpre ou não com os requisitos exigidos pelo edital do certame público.
O referido estudo de viabilidade também deverá ser realizado, caso VIITRA INOVAÇÕES seja contactada para subcontratação que tenha a finalidade de prestação de serviços que não sejam o objeto fim da licitação

FISCALIZAÇÃO DO PODER PÚBLICO

A Viitra Inovações se compromete a atuar sob os princípios da transparência e ética, bem como em respeito às regras desta Política, especialmente nos casos de fiscalização da Administração Pública, nos casos e condições previstos na legislação, haja vista constituir instrumento eficaz de prevenção de abusos ou ilícitos.

INVESTIGAÇÕES E SANÇÕES

Todos os incidentes informados de suspeitas de violação desta Política serão investigados imediatamente e de forma apropriada. Se, depois da investigação, verificar-se que ocorreu uma conduta que infringe as regras dessa Política, serão tomadas medidas corretivas imediatas e exemplares, sempre de acordo com as circunstâncias, gravidade e a lei aplicável.
Qualquer colaborador (a), terceiro ou parceiro que viole qualquer disposição desta Política estará sujeito a sanções disciplinares previstas no Código de Conduta Ética da Viitra Inovações, listadas abaixo:
1. Advertência por escrito;
2. Suspensão;
3. Suspensão do vínculo contratual
4. Demissão sem justa causa;
5. Demissão por justa causa;
6. Exclusão do fornecedor, parceiro ou agente intermediário;
7. Rescisão motivada de contratos em caso do envolvimento de Terceiros;
8. Ajuizamento de ações judiciais cabíveis.
Não obstante as sanções acima transcritas, internas ao próprio âmbito da Viitra Inovações, a empresa ainda se compromete a informar às autoridades públicas de fiscalização e sancionadores os casos identificados e enquadrados como ilícitos penais de qualquer natureza, previstos na legislação.

DOS CASOS OMISSOS

Os casos omissos, de dúvidas e/ou dilemas éticos devem ser encaminhados por meio do Canal de Denúncias e/ou apresentados diretamente ao superior hierárquico, que os encaminharão ao Departamento de Compliance, sendo este o responsável por apresentar os devidos esclarecimentos.

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