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Política de Relacionamento com Terceiros do

Setor Privado

 

SELEÇÃO DE TERCEIROS

  1. Em havendo o interesse na solicitação de serviços ou produtos de terceiros, a Viitra Inovações deverá realizar verificações básicas antes da contratação, com o estabelecimento de qualificações técnicas e profissionais esperadas do Terceiro.  
  2. O setor solicitante deverá, então, providenciar pesquisas independentes em fontes públicas para obter mais informações sobre os referidos Terceiros, inclusive quanto à sua reputação e imagem no mercado. 
  3. As pesquisas independentes serão conduzidas com o objetivo:
    1. Análise da capacitação técnica e profissional do Terceiro para a prestação dos serviços ou fornecimento dos produtos; 
    2. Realização de pesquisas de mídia com enfoque na imagem e reputação do Terceiro, bem como de seus sócios e acionistas, em especial considerando outros trabalhos previamente realizados que tenham conexão com o objeto da contratação pela empresa e o envolvimento em acusações de prática de corrupção ou outros atos ilícitos;
    3. A verificação dos Terceiros, de seus sócios e acionistas, deve ser feita pelo Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), pelo Cadastro de Empresas Punidas (CNEP), pelo Cadastro de Entidades Privadas sem Fins Lucrativos Impedidas (CEPIM), Cadastro de Responsáveis com Contas Julgadas Irregulares (CADIRREG) e pelo Cadastro de Licitantes Inidôneas e Inabilitadas do TCU;
    4. Certificação pelo departamento solicitante de que a remuneração a ser paga ao Terceiro está em conformidade com o serviço que será prestado ou com o produto que será fornecido levando-se em conta as práticas usuais de mercado;
    5. Deverá ser realizada buscas pelo endereço coletivo, da inexistência de ações judiciais cíveis ou trabalhistas contra o Terceiro ou divergências de dados do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ).
  4. Fica proibida a contratação de Terceiros, seja pessoa jurídica ou física, que estejam negativados em cadastros públicos governamentais, em razão da prática de atos ilícitos,  pois as sanções a estes aplicadas podem ter como efeito a restrição ao direito da Viitra Inovações em participar de licitações ou celebrar contratos com a Administração Pública.
  5.  Em caso de dúvidas sobre o resultado das pesquisas independentes ou do procedimento de verificações básicas, o setor responsável pela contratação de Terceiros deverá consultar o Departamento de Compliance. 
  6. Ademais, deverão ser providenciadas outras verificações complementares, por intermédio do procedimento de “Due Diligence“”, caso o Terceiro preencha algum dos requisitos descritos abaixo: 
    1. Tenha poderes para representar e/ou agir em nome da Viitra Inovações em especial com Agentes Públicos;
    2. Interaja com o Poder Público como parte de sua prestação de serviço ou fornecimento de produtos;
    3. Tenha o valor total da contratação anual igual ou superior a R$ 100 mil (cem mil reais);
    4. Tenha comissão ou taxa de sucesso (success fee) estipuladas em seu contrato;
    5. Tenha sido recomendado por Agentes Públicos;
    6. Tenham sido identificadas alegações de envolvimento do Terceiro com a prática de corrupção ou outros atos ilícitos, durante a verificação básica;
    7. Tenham sido encontradas, durante a verificação básica, informações sobre o Terceiro que, apesar de não descartarem de imediato a contratação, necessitam de maior atenção por parte da Empresa;
 

DUE DILIGENCE DE TERCEIROS

  1. Quando for necessário, o Departamento de Compliance da Viitra realizará Due Diligence de Terceiros, que será composta pelas seguintes etapas:  
    1. Questionário de Avaliação de Terceiros;
    2. Análise de resultados;
    3. Analise de Background Check (investigação de antecedentes criminais, comerciais e financeiros).
  2. Para os Terceiros que preencham os requisitos listados no item 3.2.2.1. acima, mas que foram contratados antes da implementação da presente Política, a Due Diligence de Terceiros deverá ser aplicada tão logo possível (no momento do aditivo contratual, por exemplo).
  3. O Terceiro submetido a Due Diligence receberá o Questionário de Avaliação de Terceiros, disponível no Anexo II desta Política, com o desiderato de que suas respostas possibilitem a verificação dos riscos relacionados à sua contratação. 
  4. Em conjunto com o Questionário de Avaliação de Terceiros, deverá ser entregue ao Terceiro, uma cópia desta Política, a Declaração de Conhecimento da Política, uma cópia do Código de Conduta Ética da Viitra Inovações, o Termo de Recebimento e Compromisso relativo ao respectivo Código de Conduta Ética.
  5. O Questionário de Avaliação de Terceiros (Anexo II) será dispensado para os casos em que o valor do contrato a ser celebrado seja de até R$ 5.000,00 (cinco mil reais).
  6. O Departamento de Compliance deverá apurar individualmente os resultados obtidos por meio do Questionário de Avaliação de Terceiros, bem como fornecerá recomendação sobre a contratação ao departamento solicitante. A depender das informações obtidas, caso haja considerável exposição da Viitra Inovações a riscos, o responsável pelo Compliance poderá recomendar a não contratação do Terceiro. Nestes casos, se o departamento solicitante decidir prosseguir com a contração, esta deverá ser submetida à aprovação da diretoria da Viitra.
  7. Não se recomenda a contratação de Terceiro que tenha sofrido condenação pela prática de corrupção ou outros atos ilícitos, ou que não esteja de acordo com os princípios e valores da Viitra. 
  8. Os contratos celebrados nestas circunstâncias deverão ter vigência máxima de 01 (um) ano, com possibilidade de renovação. A documentação obtida durante as verificações básicas e complementares, incluindo a Due Diligence, deverá ser arquivada pelo departamento solicitante em conjunto com o contrato celebrado, respeitados ainda os procedimentos pertinentes em obediência à Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD.

CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS

  1. A contratação de Terceiros deverá ser formalizada por meio de contrato escrito, não se admitindo a celebração de contratos verbais. A atuação do Terceiro junto à Viitra Inovações será iniciada somente após a celebração do contrato definitivo, cumpridos os procedimentos de aprovação e assinatura. 
  2. Caso, excepcionalmente, não seja possível formalizar a contratação em um primeiro momento, a Viitra Inovações deverá celebrar com o Terceiro um contrato preliminar e temporário que entrará em vigor antes do início da prestação de serviços ou fornecimento de produtos. Nestas circunstâncias, o pagamento somente será autorizado após a prestação efetiva dos serviços ou fornecimento dos produtos. 
  3. Todo contrato celebrado entre a Viitra Inovações e Terceiros deverá ser realizado, preferencialmente, através de minuta disponibilizada pelo Jurídico, devendo conter, no mínimo:
    1. Descritivo detalhado dos serviços a serem prestados pelo Terceiro;
    2. A indicação detalhada de quem serão os colaboradores do Terceiro que poderão agir em nome da Viitra Inovações;
    3. O detalhamento sobre a remuneração a ser paga ao Terceiro, bem como a forma de pagamento;
    4. A possibilidade ou não de subcontratação;
    5. A duração do contrato, sempre que possível;
    6. A determinação de que qualquer alteração contratual deverá ser formalizada por escrito em aditivos contratuais.
  4. Caso a contratação de Terceiro seja imprescindível à Viitra e, eventualmente, não haja a necessidade de celebração de um contrato formal escrito, a Empresa deverá procurar meios para garantir a identificação da contratação, devendo realizar o arquivamento de documentos comprobatórios, a exemplo de orçamentos, notas fiscais, ordens de serviços, e-mails, além de quaisquer outros documentos que cumpram com o mesmo objetivo. 

SUBCONTRATAÇÃO

  1. A subcontratação só será admitida quando houver previsão expressa no contrato celebrado com o Terceiro que a autorize, mediante aprovação prévia por parte da Viitra Inovações. Nesta hipótese, será facultado à Viitra Inovações realizar os procedimentos descritos nas fases de verificação básica e, se considerar necessária, verificação complementar, incluindo a condução de Due Diligence de Terceiros.
  2. As subcontratações estão sujeitas às seguintes normas:
    1. O subcontratado deverá subscrever a esta Política, comprometendo-se a cumpri-la integralmente por meio da assinatura de uma declaração de conformidade; 
    2. Os princípios, valores e padrões de integridade da Viitra Inovações, dispostos em seu Código de Conduta e Integridade, deverão ser seguidos e respeitados pelo subcontratado durante toda a vigência da subcontratação;
    3. Nos termos da declaração de conformidade, o Terceiro também se tornará responsável, durante toda a vigência da subcontratação, pelo monitoramento do subcontratado quanto ao cumprimento dos princípios, valores e padrões de integridade da Viitra Inovações;
    4. O Terceiro deverá documentar todos os serviços e fornecimentos de produtos do subcontratado, certificando-se que estejam de acordo com o objeto do contrato celebrado com a Viitra Inovações;
    5. O Jurídico deverá ser consultado caso haja dúvida sobre a validade de uma subcontratação;
    6. Em todo contrato celebrado com Terceiros, sem exceção, deverá conter cláusula anticorrupção, conforme consta no Anexo III, desta Política.

CONTRATAÇÃO DE EX-AGENTES PÚBLICOS

  1. A contratação de ex-Agentes Públicos é permitida, desde que tenham respeitado o eventual período de quarentena e não representem potencial conflito de interesses para a Viitra Inovações.
  2. O Departamento de Compliance deverá ser envolvido para ciência e eventual manifestação em todas as contratações de ex-Agentes Públicos, da mesma forma que devem ser aplicados os mesmos procedimentos de verificação básica e complementar de Terceiros ao ex-Agente Público. 
  3. Caso a contratação se concretize, o ex-Agente Público não deverá: 
    1. Utilizar-se dos contatos obtidos quando de sua atuação junto à Administração Pública na prestação de serviço à Viitra Inovações;
    2. Utilizar-se do acesso a informações privilegiadas para dar, oferecer ou prometer Vantagem Indevida a Agentes Públicos em benefício ou no interesse da Viitra Inovações;
    3. Intervir de maneira indevida em órgãos da Administração Pública que tenha ocupado cargo ou emprego, ou com os quais tenha estabelecido relacionamento em razão do cargo ou emprego, em benefício ou no interesse da Viitra.
  4. A presente Política veda, para qualquer fim, a contratação de indivíduos indicados por Agentes Públicos que não submetidos ao procedimento de contratação da Viitra Inovações.

RELACIONAMENTOS ESPECÍFICOS

  1. A contratação de Terceiros para a prestação de serviços visando a obtenção de licenças, autorizações, permissões e certidões, junto ao Poder Público, deve ser excepcional. Caso seja imprescindível, a contratação do Terceiro deverá ser aprovada pelo Departamento de Compliance, o qual irá submeter os Terceiros aos procedimentos de verificação básica e complementar estabelecidos nesta Política.
  2. Caso Colaboradores ou Terceiros recebam propostas, solicitações ou promessas de vantagens indevidas por parte de Agentes Públicos para a emissão de licenças, autorizações, permissões, certidões ou outros serviços que envolvam a Administração Pública, o Departamento de Compliance deverá ser imediatamente comunicado antes de qualquer novo contato com o Agente Público.

DAS SANÇÕES

  1. Os casos omissos, de dúvidas e/ou dilemas éticos devem ser encaminhados por meio do Canal de Denúncias e/ou apresentados diretamente ao superior hierárquico, que os encaminharão ao Departamento de Compliance, sendo este o responsável por apresentar os devidos esclarecimentos.

DOS CASOS OMISSOS

  1. Qualquer terceiro ou parceiro que viole qualquer disposição desta Política de Relacionamento com Terceiros do Setor Privado e/ou quaisquer outras políticas da VIITRA INOVAÇÕES estará sujeito a sanções disciplinares:
    1.  Advertência por escrito;
    2. Suspensão do vínculo contratual;
    3. Exclusão do fornecedor, parceiro ou agente intermediário;
    4. Rescisão motivada de contratos em caso do envolvimento de Terceiros;
    5. Ajuizamento de ações judiciais cabíveis.
  2. Não obstante as sanções acima transcritas, internas ao próprio âmbito da VIITRA INOVAÇÕES, a empresa ainda se compromete a informar às autoridades públicas de fiscalização e sancionadores os casos identificados e enquadrados como ilícitos penais de qualquer natureza, previstos na legislação.
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